FIRES – firemní spisovna s.r.o. Zlín: rychlé řešení archivace a skartace dokumentů
Zabírají firemní dokumenty příliš mnoho místa, chybí jim přehledná evidence nebo není jasné, které písemnosti již mohou být skartovány? FIRES – firemní spisovna s.r.o. ze Zlína zajišťuje odborné zpracování, uložení, digitalizaci a vyřazování dokumentace včetně komunikace s příslušným státním archivem.
Když firemní archiv potřebuje rychle dát do pořádku
FIRES pomáhá firmám a institucím převzít kontrolu nad papírovými i elektronickými dokumenty. Zajistí roztřídění písemností, kontrolu skartačních lhůt, vytvoření evidence, přepravu i bezpečné uložení ve vlastní spisovně. Dokumentace přitom nemusí vždy opustit sídlo klienta. Správu spisovny lze zajistit také přímo v jeho prostorách. Součástí služeb může být průběžné vyhledávání uložených dokumentů, jejich doručení, příprava skartačních návrhů a následná fyzická likvidace schválených písemností.
Nejčastější otázky
Co dělat, když ve firemním archivu nelze nic najít?
Dokumenty je potřeba roztřídit, označit a zaevidovat podle jejich typu a doby uložení. FIRES může převzít neuspořádanou dokumentaci, vytvořit systém evidence a zajistit následné vyhledávání konkrétních písemností. Prvním krokem je posouzení současného stavu spisovny.
Můžeme zlikvidovat staré šanony, které už nepoužíváme?
Samotné stáří dokumentu ke skartaci nestačí. Nejdříve musí uplynout příslušná skartační lhůta a v potřebných případech musí vyřazení schválit státní archiv. FIRES zkontroluje dokumentaci, připraví skartační návrh a zajistí celý postup až po bezpečnou likvidaci.
Jak bezpečně odstranit dokumenty se zdravotními nebo osobními údaji?
Písemnosti obsahující citlivé informace vyžadují odpovídající režim zpracování a likvidace. FIRES provádí také skartaci dokumentů s osobními údaji zvláštní kategorie podle GDPR. Službu využívají například zdravotnická zařízení, advokáti, notáři nebo mzdové a daňové kanceláře.
Dá se firemní dokumentace zpřístupnit zaměstnancům online?
Papírové písemnosti lze převést do elektronické podoby a zpřístupnit oprávněným uživatelům přes internet. FIRES navrhne postup digitalizace i způsob uložení dat. Elektronické dokumenty mohou být umístěny na vlastním serveru společnosti nebo v cloudovém prostředí.
Potřebujeme spisový řád a interní pravidla pro práci s dokumenty?
FIRES připravuje spisové řády, interní směrnice, plány a další dokumentaci potřebnou pro správné ukládání a vyřazování písemností. Poskytuje také konzultace při budování vlastní firemní spisovny, zavádění elektronické spisové služby a řešení ochrany osobních údajů.
Nejčastější využití služeb
Uvolnění kanceláří a skladů
Dokumenty jsou převzaty, roztříděny a přemístěny do zabezpečených prostor spisovny.
Příprava hromadné skartace
FIRES prověří lhůty, vypracuje potřebné podklady a zajistí schválení státním archivem.
Přechod na elektronické dokumenty
Papírový archiv je digitalizován a uložen způsobem odpovídajícím provozu klienta.
Okamžitá akce
Pro rychlé posouzení firemní spisovny stačí připravit:
- přibližné množství dokumentace,
- druhy uložených písemností,
- informaci, zda mají dokumenty zůstat ve firmě, nebo být převezeny.
Kontakt
Sídlo společnosti:
Horní dědina 517
760 01 Zlín
Telefon: +420 728 328 082
E-mail pro oblast ochrany osobních údajů: gdpr@fires.cz
Napsali o nás:
Send an inquiry
Request a service
Find a company
